О проекте "Формула Бизнеса"
- Как зарабатывать, а не тратить на процессе лидогенерации;
- Что поможет завоевать любовь клиентов;
- Как создать свою команду и круг рекомендателей;
- Чем и зачем мотивировать сотрудников;
- Как увеличить продажи в 5 раз и не сойти с ума.
В сезоне осень-зима 2019 конференция "Формула Бизнеса" состоялась в 7 крупных городах. Сезон завершился 5 декабря в Екатеринбурге.
Об опыте
Мы уже проводили подобные мероприятия в Екатеринбурге, но "Формула Бизнеса" стала самым крупным из них. Нам удалось собрать 1 500 регистраций, из них 730 посетили мероприятие. Подготовка заняла 5 месяцев, из них в плотном режиме - 2 месяца. В подготовке были задействованы 4 человека из нашей компании и команда отдела партнерского маркетинга 1C-Битрикс.ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ
Выбор площадки
К площадке предъявлялся ряд требований: центр города, вместимость зала от 500 человек, транспортная доступность. Мы отобрали несколько вариантов, которые подходили под все требования. Ими стали:
-
Отель Hyatt;
| Параметр | Hyatt Regency |
| Вместимость зала / Рассадка | 600 мест |
| Транспортная доступность | да |
| Расположение | Б. Ельцина, д. 8 |
| Парковка | платная |
| Экран для демонстрации | да |
| Оборудование | входит в стоимость аренды |
| Дополнительно оплачивается | звукорежиссер |
| Питание | организовано отелем |
| Размещение рекламных стоек | да |
| Стоимость аренды | 204 700 рублей |
-
Дворец Молодежи;
| Параметр | Дворец Молодежи |
| Вместимость зала | 1382 места |
| Транспортная доступность | да |
| Расположение | Проспект Ленина, д. 1 |
| Парковка | только для организаторов |
| Экран для демонстрации | да |
| Оборудование | входит в стоимость аренды |
| Дополнительно оплачивается | - |
| Питание | кейтеринг |
| Размещение рекламных стоек | да |
| Стоимость аренды | 120 000 рублей |
-
ККТ Космос;
| Параметр | ККТ Космос |
| Вместимость зала | 1924 места |
| Транспортная доступность | да |
| Расположение | Дзержинского, 2 |
| Парковка | бесплатная |
| Экран для демонстрации | да |
| Оборудование | отдельная плата |
| Питание | кейтеринг или Космос |
| Размещение рекламных стоек | да |
| Стоимость аренды | 400 000 рублей |
-
В качестве запасного вариант - Конгресс-Холл;
Совет: Бронируйте место проведения мероприятия минимум за 5 месяцев, особенно, если участников более 300. Мы столкнулись с тем, что интересные площадки были заняты.
Поиск спикеров
Часть спикеров подбирала компания 1С-Битрикс, на нас была работа со спикерами регионального уровня. Необходимо было подготовить 2 выступления. Среди кандидатов: клиенты компании, бизнес-тренеры, бизнес-консультанты, известные владельцы крупного бизнеса.
Где искать спикеров:
- знакомые спикеры;
- опрос сотрудников компании, знакомых и друзей;
- деловые мероприятия города;
- сайты прошедших мероприятий подобной тематики;
- профильные группы (организаторов бизнес-мероприятий, маркетологов);
Мы подобрали более 30 кандидатов, а все данные о них собрали в Trello. Можно работать в таблице или в Битрикс24.
После того как список собран, свяжитесь со спикером. Составьте письмо-приглашение, где будут указаны ключевые моменты: место и дата мероприятия, тема выступления, условия выступления, выгоды для спикера.
Шаблон письма можно сделать в Битрикс24, что ускорит и упростит отправку большого количества писем.
Совет: Если со спикером не удалось связаться через официальную электронную почту (или почту компании), напишите личное сообщение в социальных сетях. Как вариант, можно написать маркетологу компании через официальные сети компании. Как правило, те, кто заинтересован в выступлении, быстро выходят на связь.После того как вы договорились о выступлении, держите спикера в курсе подготовки, и напоминайте ему о подготовке презентации и выступления.
Совет: По возможности посетите ближайшее выступление спикера, если вы с ним не знакомы, или найдите выступления и интервью в сети. Это поможет понять как спикер работает с аудиторией.
Презентации должны быть у вас минимум за неделю до выступления.
Презентации всех спикеров "Формулы Бизнеса"
Совет: Лучше, если в запасе будет еще 1 спикер на случай форс-мажора.Поиск информационных партнеров
Информационные партнеры - золотой запас регистраций для любого мероприятия. В нашем случае ими стали уже сотрудничавшие с нами компании, и те, кто пришел после рассылок. Нам удалось найти 13 информационных партнеров и собрать более 140 регистраций через этот канал.
Где искать информационных партнеров:
- бизнес-школы и обучающие центры;
- консалтинговые агентства;
- крупные федеральные или региональные компании с собственной базой подписчиков;
- агентства по организации мероприятий;
- посты в сообществах с приглашением к партнерству;
- базы предприятий города;
- клиенты компании;
- маркетинговые и брендинговые агентства.
Работа с информационными партнерами аналогична поиску спикеров. Подумайте над условиями информационного партнерства и составьте шаблон письма.
Как правило, компании охотно соглашаются на информационное партнерство взамен на предоставление рекламных материалов, приза или обмена рассылками.
После согласования анонсов вышлите текст и графические материалы.
Обязательно помечайте каждого партнера отдельной UTM-меткой.
Совет: Все договоренности фиксируйте в письменной форме. Обязательно согласовывайте даты, запрашивайте готовые макеты и отчеты для рассылок и публикаций.Помните о том, что аудитория информационного партнера отличается от вашей, поэтому стоит занижать ожидания по набору регистраций таким способом.
Совет: В любой момент один или несколько партнеров могут не выполнить свои обязательства.
Поиск спонсоров
Спонсоры - реальный шанс снизить затраты на организацию мероприятия. Вариант компенсации в денежном эквиваленте или по бартеру. Составьте несколько спонсорских пакетов для потенциальных спонсоров. Наш вариант.
Направьте письма в отдел маркетинга или на общую почту компании с предложением спонсорства. Если ответ не получен в течение 2-3 дней, свяжитесь с компанией по телефону.
Где искать спонсоров делового мероприятия
рекламные агентства, типографии
бизнес-сувениры
банки
поставщики воды
кофейни, кафе
поставки обедов, кофе и т.д в офисы
услуги и продукты для предпринимателей
канцелярские товары
книги
сервисы и ПО для предпринимателей
обучающие центры, ВУЗы
Нам удалось найти 1 спонсора в лице банка, и сократить расходы на печать рекламных материалов, договорившись о бартере с типографией. Пример письма спонсору.
Совет по рекламным материалам: Заказывайте рекламные материалы минимум за 2 недели до мероприятия. Перед печатью полного тиража попросите напечатать цветопробу во избежание искажения цветов.Процесс регистрации на мероприятие
Очень важно продумать каким образом будет организована регистрация участников мероприятия. На регистрацию участников было выделено 35 минут.
Участников планировалось более 500, поэтому мы приняли решение автоматизировать процесс регистрации с помощью QR-кодов. Благодаря разработке приложения нам удалось зарегистрировать более 600 посетителей за указанное время и избежать очередей.
Механика работы приложения
- участник регистрируется на сайте мероприятия через CRM-форму Битрикс24
- на сайте появляется уведомление, что заявка принята
- в Битрикс24 появляется сделка с данными участника
- автоматически генерируется уникальный код в карточке участника, где указана ссылка на электронный билет
- на электронную почту отправляется письмо с электронным билетом и информацией о мероприятии
- за несколько дней до мероприятия совершается обзвон, при необходимости отправляется повторное письмо или SMS со ссылкой
- Проводится обучение регистраторов. В нашем случае ими стали студенты-волонтеры
Приложение показало себя очень хорошо. Планируем использовать такой метод и на других мероприятиях. Предлагаем компании 1С-Битрикс и другим партнерам, которые проводят подобные мероприятия - воспользоваться нашей системой.
Удержание регистраций
Регистрация на сайте еще не гарантирует, что участник придет на мероприятие, поэтому обязателен обзвон за 2-3 дня до мероприятия. Раз в неделю напоминайте о мероприятии по электронной почте.
За 4 дня до мероприятия мы запустили обзвон. Если заявок более 600, рекомендуем выделить отдельных сотрудников для выполнения этой задачи.
В результате обзвона у нас подтвердилось 1130 участников. Мы прогнозировали явку в районе 60-65%, ориентируясь на явку в Новосибирске, фактическая явка составила 64,6%. Даже при 60% явке у нас было бы 670 человек, что превышает возможности зала.
Мы поняли что не справляемся с потоком, т.к. зал для проведения мероприятия рассчитан на 500 человек, мы смогли сделать в нём 600 мест оставив один проход, но больше он физически вместить не мог.
Совет: Вовремя закрывайте регистрацию на мероприятие. В среднем явка составляет 50% от зарегистрировавшихся, и примерно 80% от подтвердивших участие. В нашем случае нам удалось снизить негатив за счет установки дополнительных экранов с трансляцией в холле.
Во время мероприятия
- За несколько дней до мероприятия распределите роли для каждого сотрудника и волонтера. Список с указанием сотрудника и его роли возьмите с собой на мероприятие.
- Напечатайте дополнительные списки участников на случай помех с Интернет.
- За 30-60 минут до старта проверьте всех сотрудников, проведите дополнительный инструктаж.
- Строго придерживаетесь тайминга.
- Во время выступлений спикеров информируйте их об оставшемся времени. В нашем случае мы использовали таблички 10, 5,1 минута и время истекло. Оставьте время для вопросов. На некоторых площадках есть телесуфлеры, что удобнее.
- Назначьте ответственного - координатора мероприятия, который будет решать все срочные вопросы. Можно организовать чат.
Совет: Обязательно проверяйте все презентации на оборудовании площадки. Особенное внимание уделите воспроизведению видео и работе кликера.
До встреч на мероприятиях в 2020 году!
Благодарим:
Прежде всего хотим поблагодарить компанию 1С-Битрикс за возможность участвовать в таком масштабном и интересном мероприятии. У нас получилось справиться со всеми трудностями, и это главное для нас. Сейчас мы обрабатываем поступившие заявки на внедрение Битрикс24 и другие работы. Планка для Екатеринбурга - 730 участников взята. Думаем, в следующий раз можно рассчитывать на 1000+ участников.
Выражаем благодарность за помощь в организации мероприятия следующим компаниям:отель Hyatt Regency, факультет рекламы и связей с общественностью УрФУ, ЛОКО-Банк, Боксберри, университет Галамарт, АСП-Центр дистрибьюции, Метод-Консалт, Авизо-Профи, бизнес-школа Капитал, кадровое агентство Конструктор кадровых решений, бизнес-клуб Магнат, Школа эффективного бизнеса, Афиша Бизнес Событий, Brand Hack.
Над проектом работали:
Команда партнерского маркетинга 1С-Битрикс: Светлана Ледвина, Елена Бабакехян, Инна Озерная, Александра Ященко, Анжелика Ванюшина.
Анна Косотурова, маркетолог ТЦ Пятая среда
Наталия Максименко, координатор мероприятия
Максим Максименко, директор ТЦ Пятая Среда
Юрий Москвин, руководитель направления Битрикс24 ТЦ Пятая Среда
Отзывы участников
Итак, мне очень понравился формат конференции. Со сцены никто ни кому откровенно ничего не продавал☝Это очень удивило и порадовало.
Спикеры рассказывали об определённой, актуальной для многих, проблеме в бизнесе и о том, как они её решают с помощью своих инструментов.
Спасибо #формулабизнеса за информацию и атмосферу! Вы у меня первые.
Прикольная авоська )))
Очередная конференция пройдена на ура!!!
Формула бизнеса в отеле Hyatt Regency, Екатеринбург 5 декабря 2019 г.
Было здорово!!
Максим Паташев #максимпаташев и Дмитрий Норка #dnorka сегодня обучали на #формулабизнеса Я как директор компании с удовольствием посещаю такие мероприятия, для того чтобы компания работала хорошо.
