Пятая Среда - автоматизация на базе пратформ 1С, 1С Битрикс управление сайтами, Битрикс24, мобильная торговля, GPS/ГЛОНАСС мониторинг транспорта
+7 343 302-13-09
+7 343 288-28-27
Заказать звонок
О компании
  • О компании
  • Наша команда
  • Вакансии
  • Сертификаты и награды
  • Отзывы
  • Наши клиенты
Техподдержка
Услуги
  • Битрикс24
    • Решения на Битрикс24
      • Внедрение CRM Битрикс24
      • Автоматизация бизнес-процессов
      • Интеграция Битрикс24 с другими системами
      • Битрикс24.Сайты
    • Возможности Битрикс24
    • Тарифы Битрикс24
    • Обучение Битрикс24
    • Техническая поддержка порталов Битрикс24
    • Автоматизация производства с помощью внедрения Битрикс24
  • 1С
    • Продукты 1С
      • 1С: Управление торговлей
      • 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)
      • 1С: Управление автотранспортом
      • 1С:Предприятие. WMS Логистика. Управление складом
    • Внедрение и доработка 1С
    • 1С в аренду
    • Переход с 1С Управление торговлей 10 на Управление торговлей 11 версии
    • Интеграция 1С с другими системами
  • Транспортная логистика и мониторинг транспорта
    • Автоматизация транспортной логистики
    • GPS-мониторинг транспорта
  • WMS.Система управления складом
    • срок годности под контролем
    • всегда известно точное кол-во товара
    • каждый товар на своем месте
    • увеличение скорости приемки и отгрузки
    • всегда известно кол-во свободного места
    • повышаем эффективность обработки заказов на складе
Проекты
  • Битрикс24
  • 1С УНФ
  • GPS-мониторинг транспорта
  • Транспортная логистика
  • Складская логистика, WMS
Блог
Контакты
Ещё
    Пятая Среда - автоматизация на базе пратформ 1С, 1С Битрикс управление сайтами, Битрикс24, мобильная торговля, GPS/ГЛОНАСС мониторинг транспорта
    Меню  
    • О компании
      • О компании
      • Наша команда
      • Вакансии
      • Сертификаты и награды
      • Отзывы
      • Наши клиенты
    • Техподдержка
    • Услуги
      • Битрикс24  
        • Решения на Битрикс24  
          • Внедрение CRM Битрикс24
          • Автоматизация бизнес-процессов
          • Интеграция Битрикс24 с другими системами
          • Битрикс24.Сайты
        • Возможности Битрикс24
        • Тарифы Битрикс24
        • Обучение Битрикс24
        • Техническая поддержка порталов Битрикс24
        • Автоматизация производства с помощью внедрения Битрикс24
      • 1С  
        • Продукты 1С  
          • 1С: Управление торговлей
          • 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)
          • 1С: Управление автотранспортом
          • 1С:Предприятие. WMS Логистика. Управление складом
        • Внедрение и доработка 1С
        • 1С в аренду
        • Переход с 1С Управление торговлей 10 на Управление торговлей 11 версии
        • Интеграция 1С с другими системами
      • Транспортная логистика и мониторинг транспорта  
        • Автоматизация транспортной логистики
        • GPS-мониторинг транспорта
      • WMS.Система управления складом  
        • срок годности под контролем
        • всегда известно точное кол-во товара
        • каждый товар на своем месте
        • увеличение скорости приемки и отгрузки
        • всегда известно кол-во свободного места
        • повышаем эффективность обработки заказов на складе
    • Проекты
      • Битрикс24
      • 1С УНФ
      • GPS-мониторинг транспорта
      • Транспортная логистика
      • Складская логистика, WMS
    • Блог
    • Контакты
    Заказать звонок
    +7 343 302-13-09
    +7 343 288-28-27
    Пятая Среда - автоматизация на базе пратформ 1С, 1С Битрикс управление сайтами, Битрикс24, мобильная торговля, GPS/ГЛОНАСС мониторинг транспорта
    • О компании
      • Назад
      • О компании
      • О компании
      • Наша команда
      • Вакансии
      • Сертификаты и награды
      • Отзывы
      • Наши клиенты
    • Техподдержка
    • Услуги
      • Назад
      • Услуги
      • Битрикс24
        • Назад
        • Битрикс24
        • Решения на Битрикс24
          • Назад
          • Решения на Битрикс24
          • Внедрение CRM Битрикс24
          • Автоматизация бизнес-процессов
          • Интеграция Битрикс24 с другими системами
          • Битрикс24.Сайты
        • Возможности Битрикс24
        • Тарифы Битрикс24
        • Обучение Битрикс24
        • Техническая поддержка порталов Битрикс24
        • Автоматизация производства с помощью внедрения Битрикс24
      • 1С
        • Назад
        • 1С
        • Продукты 1С
          • Назад
          • Продукты 1С
          • 1С: Управление торговлей
          • 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)
          • 1С: Управление автотранспортом
          • 1С:Предприятие. WMS Логистика. Управление складом
        • Внедрение и доработка 1С
        • 1С в аренду
        • Переход с 1С Управление торговлей 10 на Управление торговлей 11 версии
        • Интеграция 1С с другими системами
      • Транспортная логистика и мониторинг транспорта
        • Назад
        • Транспортная логистика и мониторинг транспорта
        • Автоматизация транспортной логистики
        • GPS-мониторинг транспорта
      • WMS.Система управления складом
        • Назад
        • WMS.Система управления складом
        • срок годности под контролем
        • всегда известно точное кол-во товара
        • каждый товар на своем месте
        • увеличение скорости приемки и отгрузки
        • всегда известно кол-во свободного места
        • повышаем эффективность обработки заказов на складе
    • Проекты
      • Назад
      • Проекты
      • Битрикс24
      • 1С УНФ
      • GPS-мониторинг транспорта
      • Транспортная логистика
      • Складская логистика, WMS
    • Блог
    • Контакты
    • +7 343 302-13-09
      • Назад
      • Обратная связь
      • +7 343 302-13-09
      • +7 343 288-28-27
      • Заказать звонок
    Будьте на связи
    г. Екатеринбург, ул. Щорса, д.7 офисы 201, 202, 203
    demo@agent5.ru
    • Facebook
    • Вконтакте
    • Instagram
    • YouTube

    Как провести масштабное мероприятие на примере Формула Бизнеса

    • Главная
    • Блог
    • Как провести масштабное мероприятие на примере Формула Бизнеса
    16 Января 2020 13:59
    // Маркетинг
    Как провести масштабное мероприятие на примере Формула Бизнеса

    Наш кейс по проведению крупного мероприятия в качестве соорганизатора совместно с компанией 1С-Битрикс. Ключевые моменты.


    О проекте "Формула Бизнеса"

    Это федеральная конференция для руководителей и владельцев бизнеса. Возможность прокачать свои профессиональные навыки и узнать:
    • Как зарабатывать, а не тратить на процессе лидогенерации;
    • Что поможет завоевать любовь клиентов;
    • Как создать свою команду и круг рекомендателей;
    • Чем и зачем мотивировать сотрудников;
    • Как увеличить продажи в 5 раз и не сойти с ума.



    В сезоне осень-зима 2019 конференция "Формула Бизнеса" состоялась в 7 крупных городах. Сезон завершился 5 декабря в Екатеринбурге. 

    Об опыте

    Мы уже проводили подобные мероприятия в Екатеринбурге, но "Формула Бизнеса" стала самым крупным из них. Нам удалось собрать 1 500 регистраций, из них 730 посетили мероприятие. Подготовка заняла 5 месяцев, из них в плотном режиме - 2 месяца. В подготовке были задействованы 4 человека из нашей компании и команда отдела партнерского маркетинга 1C-Битрикс.

    ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ


    Выбор площадки

    К площадке предъявлялся ряд требований: центр города, вместимость зала от 500 человек, транспортная доступность. Мы отобрали несколько вариантов, которые подходили под все требования. Ими стали:

    • Отель Hyatt;

     Параметр  Hyatt Regency
     Вместимость зала / Рассадка   600 мест 
     Транспортная доступность   да
     Расположение  Б. Ельцина, д. 8
     Парковка  платная
     Экран для демонстрации   да
     Оборудование  входит в стоимость аренды
     Дополнительно оплачивается  звукорежиссер
     Питание  организовано отелем 
     Размещение рекламных стоек     да
     Стоимость аренды  204 700 рублей
      

    • Дворец Молодежи;

     
     Параметр  Дворец Молодежи                      
     Вместимость зала  1382 места
     Транспортная доступность  да
     Расположение  Проспект Ленина, д. 1
     Парковка  только для организаторов
     Экран для демонстрации  да
     Оборудование  входит в стоимость аренды
     Дополнительно оплачивается  - 
     Питание  кейтеринг
     Размещение рекламных стоек      да
     Стоимость аренды  120 000 рублей

    • ККТ Космос;

     Параметр  ККТ Космос                                       
     Вместимость зала  1924 места                                          
     Транспортная доступность  да
     Расположение  Дзержинского, 2
     Парковка  бесплатная                               
     Экран для демонстрации  да
     Оборудование  отдельная плата
     Питание  кейтеринг или Космос
     Размещение рекламных стоек  да
     Стоимость аренды  400 000 рублей

    • В качестве запасного вариант - Конгресс-Холл;

    В мае 2019, когда мы выбирали площадку, Конгресс-Холл не был запущен, и менеджер не располагал информацией о стоимости и условиях, поэтому мы выбрали отель Hyatt в качестве места проведения. 

    Совет: Бронируйте место проведения мероприятия минимум за 5 месяцев, особенно, если участников более 300. Мы столкнулись с тем, что интересные площадки были заняты. 

    Поиск спикеров

    Фото2.jpg

    Часть спикеров подбирала компания 1С-Битрикс, на нас была работа со спикерами регионального уровня. Необходимо было подготовить 2 выступления. Среди кандидатов: клиенты компании, бизнес-тренеры, бизнес-консультанты, известные владельцы крупного бизнеса.

    Где искать спикеров:
    • знакомые спикеры;
    • опрос сотрудников компании, знакомых и друзей; 
    • деловые мероприятия города;
    • сайты прошедших мероприятий подобной тематики; 
    • профильные группы (организаторов бизнес-мероприятий, маркетологов);

    Мы подобрали более 30 кандидатов, а все данные о них собрали в Trello. Можно работать в таблице или в Битрикс24.
    После того как список собран, свяжитесь со спикером. Составьте письмо-приглашение, где будут указаны ключевые моменты: место и дата мероприятия, тема выступления, условия выступления, выгоды для спикера. 



    Шаблон письма можно сделать в Битрикс24, что ускорит и упростит отправку большого количества писем.  
    Совет: Если со спикером не удалось связаться через официальную электронную почту (или почту компании), напишите личное сообщение в социальных сетях. Как вариант, можно написать маркетологу компании через официальные сети компании. Как правило, те, кто заинтересован в выступлении, быстро выходят на связь.  
    Совет: По возможности посетите ближайшее выступление спикера, если вы с ним не знакомы, или найдите выступления и интервью в сети. Это поможет понять как спикер работает с аудиторией.
    После того как вы договорились о выступлении, держите спикера в курсе подготовки, и напоминайте ему о подготовке презентации и выступления.
    Презентации должны быть у вас минимум за неделю до выступления.

    Презентации всех спикеров "Формулы Бизнеса"
    Совет: Лучше, если в запасе будет еще 1 спикер на случай форс-мажора.
    Поиск информационных партнеров

    Информационные партнеры - золотой запас регистраций для любого мероприятия. В нашем случае ими стали уже сотрудничавшие с нами компании, и те, кто пришел после рассылок. Нам удалось найти 13 информационных партнеров и собрать более 140 регистраций через этот канал.


    Где искать информационных партнеров: 

    • бизнес-школы и обучающие центры;
    • консалтинговые агентства;
    • крупные федеральные или региональные компании с собственной базой подписчиков;  
    • агентства по организации мероприятий;
    • посты в сообществах с приглашением к партнерству;
    • базы предприятий города;  
    • клиенты компании;
    • маркетинговые и брендинговые агентства.


    Работа с информационными партнерами аналогична поиску спикеров. Подумайте над условиями информационного партнерства и составьте  шаблон письма. 

    Как правило, компании охотно соглашаются на информационное партнерство взамен на предоставление рекламных материалов, приза или обмена рассылками.

    После согласования анонсов вышлите текст и графические материалы. 

    Пример текста письма.

    Обязательно помечайте каждого партнера отдельной UTM-меткой. 

    Совет: Все договоренности фиксируйте в письменной форме. Обязательно согласовывайте даты, запрашивайте готовые макеты и отчеты для рассылок и публикаций. 
    Совет: В любой момент один или несколько партнеров могут не выполнить свои обязательства.   
    Помните о том, что аудитория информационного партнера отличается от вашей, поэтому стоит занижать ожидания по набору регистраций таким способом.

    Поиск спонсоров

    Спонсоры - реальный шанс снизить затраты на организацию мероприятия. Вариант компенсации в денежном эквиваленте или по бартеру. Составьте несколько спонсорских пакетов для потенциальных спонсоров. Наш вариант.

    Направьте письма в отдел маркетинга или на общую почту компании с предложением спонсорства. Если ответ не получен в течение 2-3 дней, свяжитесь с компанией по телефону.             

    Где искать спонсоров делового мероприятия  

    • рекламные агентства, типографии

    • бизнес-сувениры

    • банки 

    • поставщики воды

    • кофейни, кафе

    • поставки обедов, кофе и т.д в офисы

    • услуги и продукты для предпринимателей

    • канцелярские товары

    • книги

    • сервисы и ПО для предпринимателей

    • обучающие центры, ВУЗы 

    Нам удалось найти 1 спонсора в лице банка, и сократить расходы на печать рекламных материалов, договорившись о бартере с типографией. Пример письма спонсору.

    Совет по рекламным материалам: Заказывайте рекламные материалы минимум за 2 недели до мероприятия. Перед печатью полного тиража попросите напечатать цветопробу во избежание искажения цветов.    
    Процесс регистрации на мероприятие

    фото3.jpg

    Очень важно продумать каким образом будет организована регистрация участников мероприятия. На регистрацию участников было выделено 35 минут.

    Участников планировалось более 500, поэтому мы приняли решение автоматизировать процесс регистрации с помощью QR-кодов. Благодаря разработке приложения нам удалось зарегистрировать более 600 посетителей за указанное время и избежать очередей.

    Подробный ролик 
    Сайт программы 

    Механика работы приложения

    1. участник регистрируется на сайте мероприятия через CRM-форму Битрикс24
    2. на сайте появляется уведомление, что заявка принята
    3. в Битрикс24 появляется сделка с данными участника
    4. автоматически генерируется уникальный код в карточке участника, где указана ссылка на электронный билет 
    5. на электронную почту отправляется письмо с электронным билетом и информацией о мероприятии
    6. за несколько дней до мероприятия совершается обзвон, при необходимости отправляется повторное письмо или SMS со ссылкой 
    7. Проводится обучение регистраторов. В нашем случае ими стали студенты-волонтеры 

    Приложение показало себя очень хорошо. Планируем использовать такой метод и на других мероприятиях. Предлагаем компании 1С-Битрикс и другим партнерам, которые проводят подобные мероприятия - воспользоваться нашей системой. 

    Удержание регистраций 


    Регистрация на сайте еще не гарантирует, что участник придет на мероприятие, поэтому обязателен обзвон за 2-3 дня до мероприятия. Раз в неделю напоминайте о мероприятии по электронной почте.

    За 4 дня до мероприятия мы запустили обзвон. Если заявок более 600, рекомендуем выделить отдельных сотрудников для выполнения этой задачи. 

    В результате обзвона у нас подтвердилось 1130  участников. Мы прогнозировали явку в районе 60-65%, ориентируясь на явку в Новосибирске, фактическая явка составила 64,6%.  Даже при 60% явке у нас было бы 670 человек, что превышает возможности зала. 

    Мы поняли что не справляемся с потоком, т.к. зал для проведения мероприятия рассчитан на 500 человек, мы смогли сделать в нём 600 мест оставив один проход, но больше он физически вместить не мог.

    Совет: Вовремя закрывайте регистрацию на мероприятие. В среднем явка составляет 50% от зарегистрировавшихся, и примерно 80% от подтвердивших участие. В нашем случае нам удалось снизить негатив за счет установки дополнительных экранов с трансляцией в холле. 

    Во время мероприятия

    фото4.jpg

    1. За несколько дней до мероприятия распределите роли для каждого сотрудника и волонтера. Список с указанием сотрудника и его роли возьмите с собой на мероприятие.
    2. Напечатайте дополнительные списки участников на случай помех с Интернет.
    3. За 30-60 минут до старта проверьте всех сотрудников, проведите дополнительный инструктаж.  
    4. Строго придерживаетесь тайминга.
    5. Во время выступлений спикеров информируйте их об оставшемся времени. В нашем случае мы использовали таблички 10, 5,1 минута и время истекло. Оставьте время для вопросов. На некоторых площадках есть телесуфлеры, что удобнее.
    6. Назначьте ответственного - координатора мероприятия, который будет решать все срочные вопросы. Можно организовать чат.

    Совет: Обязательно проверяйте все презентации на оборудовании площадки. Особенное внимание уделите воспроизведению видео и работе кликера.


    Каждое мероприятие - это проверка на прочность. Обязательно будут моменты, с которыми вы не сталкивались ранее. Старт мероприятия - это не повод расслабляться. Будьте готовы к решению срочных вопросов и возникновению сложных ситуаций.


     До встреч на мероприятиях в 2020 году!


    Благодарим:

    Прежде всего хотим поблагодарить компанию 1С-Битрикс за возможность участвовать в таком масштабном и интересном мероприятии. У нас получилось справиться со всеми трудностями, и это главное для нас. Сейчас мы обрабатываем поступившие заявки на внедрение Битрикс24 и другие работы. Планка для Екатеринбурга - 730 участников взята. Думаем, в следующий раз можно рассчитывать на 1000+ участников.   

    Выражаем благодарность за помощь в организации мероприятия следующим компаниям:отель Hyatt Regency, факультет рекламы и связей с общественностью УрФУ, ЛОКО-Банк, Боксберри, университет Галамарт, АСП-Центр дистрибьюции, Метод-Консалт, Авизо-Профи, бизнес-школа Капитал, кадровое агентство Конструктор кадровых решений, бизнес-клуб Магнат, Школа эффективного бизнеса, Афиша Бизнес Событий, Brand Hack.  

    Над проектом работали:

    Команда партнерского маркетинга 1С-Битрикс: Светлана Ледвина, Елена Бабакехян, Инна Озерная, Александра Ященко, Анжелика Ванюшина.

    аня.pngАнна Косотурова, маркетолог ТЦ Пятая среда

    наташа.pngНаталия Максименко, координатор мероприятия

    ММ.pngМаксим Максименко, директор ТЦ Пятая Среда

    Юрий.pngЮрий Москвин, руководитель направления Битрикс24 ТЦ Пятая Среда


    Отзывы участников

    Итак, мне очень понравился формат конференции. Со сцены никто ни кому откровенно ничего не продавал☝Это очень удивило и порадовало.
    Спикеры рассказывали об определённой, актуальной для многих, проблеме в бизнесе и о том, как они её решают с помощью своих инструментов.

    Спасибо #формулабизнеса за информацию и атмосферу! Вы у меня первые.
    Прикольная авоська )))
    Очередная конференция пройдена на ура!!!
    Формула бизнеса  в  отеле Hyatt Regency, Екатеринбург 5 декабря 2019 г.
    Было здорово!!

    Максим Паташев #максимпаташев и Дмитрий Норка #dnorka сегодня обучали на #формулабизнеса Я как директор компании с удовольствием посещаю такие мероприятия, для того чтобы компания работала хорошо.







    Поделиться
    Назад к списку

    В настройках компонента не выбран ни один тип комментариев

    Категории
    • Битрикс249
    • Записи вебинаров6
    • Кейсы11
    • Маркетинг2
    • Мероприятия1
    • Новости1
    • Технические вопросы3
    • 1C Битрикс Управление сайтом3
    • Акции8
    Это интересно
    • Как собрать людей на бесплатную конференцию
      Как собрать людей на бесплатную конференцию
    Облако тегов
    1с crm gps автоматизация бизнеса автоматизация гостиниц битрикс24 кейс кейсы мониторинг транспорта
    Компания
    О компании
    Наша команда
    Вакансии
    Сертификаты и награды
    Отзывы
    Наши клиенты
    Продукты
    Услуги
    Внедрение Битрикс24
    1С
    GPS-ГЛОНАСС мониторинг транспорта
    WMS. Автоматизация склада
    Автоматизация транспортной логистики
    Кейсы
    Как воруют топливо в вашей компании
    Опыт автоматизации складов
    Пример планирования маршрутов доставки своим и наемным транспортом
    Примеры автоматизации логистики
    Автоматизация промышленного производства
    Кейс компании "Апрель"
    Наши контакты


    +7 343 302-13-09
    demo@agent5.ru
    г. Екатеринбург, ул. Щорса, д.7 офисы 201, 202, 203
    © 2021 ООО "ТЦ "Пятая Среда". Все права защищены.
    • Вконтакте
    • Facebook
    • Instagram
    • YouTube