Как повысить эффективность обработки входящих заявок в 2-3 раза?
С 2001 года компания “Агент5” автоматизирует бизнес процессы в дистрибьюторских, оптовых и транспортных компаниях, а также работу складов. Благодаря нашей работе реализованы сотни проектов, которые помогают рационально использовать ресурсы компании и повышают эффективность рабочего дня сотрудников.
Один из наших проектов – автоматизация обработки входящих заявок для оптово-розничной компании и сети автосервисов ООО «Спорт-Авто» в Вологде. В ходе проделанной работы была произведена оценка загруженности сотрудников и увеличена конверсия из входящей заявки в продажу. Перед нами стояло две задачи: повысить уровень стабильности обработки заявок и обеспечить сотрудникам возможность удаленной работы.
В течение двух месяцев мы внедрили CRM систему Битрикс24, которая помогла централизовать фиксацию всех звонков и обращений из всех доступных источников, настроить оповещение и напоминания клиентам о визите в автосервис через мессенджер WhatsApp.
Благодаря этому в период новогодних праздничных дней были обработаны все поступившие заявки. В первый рабочий день 2023 года загрузка работы всех автосервисов была стопроцентной. Наша работа была выстроена в 4 этапа.
На первом этапе основной целью было настроить рабочие места сотрудников. Первоначально было проведено предпроектное обследование и оценка технических возможностей компании ООО «Спорт-Авто». После этого мы выстроили пошаговый алгоритм обработки входящих заявок в системе Битрикс24, используя следующие каналы лидогенерации: входящие звонки, WhatsApp, Telegram-сообщения. Также настроили поля воронки обработки лидов: звонки в Call-центр, автоматизации работы в автосервисах и оценка качества обслуживания (показатель NPS).
Задачей второго этапа было обеспечение стабильной работы с клиентами в режиме “одного окна”. Поэтому были произведены следующие настройки:
-
интеграция контактов, компаний и сделок в 1С из Битрикс24 путем доработки стандартного модуля обмена;
-
телефония Ростелеком и интеграция Битрикс24 с чатом на сайте и формой обратного звонка;
-
SIP телефония в Битрикс24 и стандартный модуль для синхронизации сделок в Битрикс 24 с заказами из мессенджеров;
-
интеграция Битрикс24 с WhatsApp и Telegram.
В рамках третьего этапа было необходимо упростить запись клиентов на обслуживание в автосервис. Для этого была произведена интеграция Битрикс24 с приложением Yclients. Это позволило записывать клиентов на определенную услугу, оказываемую в одном из трех разных технических сервисов, к определенному мастеру.
В завершении работы, на четвертом этапе, важно было научить сотрудников работать в Битрикс24 и полноценно использовать возможности системы автоматизации. Для этого был проведен вебинар по обучению менеджеров работе в Битрикс24 на 50 человек и сделана запись обучающих роликов в формате онлайн-обучения.
Внедрении системы Битрикс24 обеспечило 100 % обработку входящих звонков, которые в дальнейшем перенаправляются к операторам. При повторном обращении клиента, его звонок адресуется напрямую к мастеру, с которым он уже сотрудничал.
Итогом работы специалистов компании Агент5 в «СпортАвто» стало полноценное внедрение Битрикс24 в работу и интеграция с 1С. Более того был создан Call-центр, который стабильно обрабатывает все входящие звонки. В дальнейшем звонки перенаправляются к операторам. При необходимости звонок адресуется напрямую к мастеру сервиса. Благодаря этому нагрузка по телефонным звонкам для сотрудников автосервиса сократилась на 50 %. Это позволило освободить время для прямых продаж на местах.
Автоматизация бизнес процессов компании не просто сокращает время выполнения задач, но повышает уровень эффективности взаимодействия между сотрудниками и непосредственно с клиентами.
Наша компания Агент5 индивидуально разрабатывает стратегию внедрения автоматизации процессов компании согласно запросам клиентов. Это позволяет максимально эффективно использовать ресурсы компании. Наши контакты для связи:
Отдел продаж: +7 (343) 302-13-09
Техническая поддержка: +7 (343) 288-28-27
Email: demo@agent5.ru
Адрес: 620142, г. Екатеринбург, ул. Щорса, д. 7, офис 201-203
Бизнес-центр "Парковый", второй этаж
Пишите и мы разработаем эффективную концепцию под Ваш бизнес.