Система управления гостиницей
Клиент: сеть отелей
Локальность: Екатеринбург
Год реализации: 2008 по настоящее время
Срок реализации: первый вариант программы – 1 месяц + дополнительная доработка
Старт проекта
Разработка системы автоматизации гостиниц началась на этапе подготовки отелей к запуску. Пока в гостиницах шел ремонт, велась работа по разработке системы, которая будет соответствовать всем пожеланиям заказчика. В настоящее время программа управления гостиницей успешно применяется в трех отелях сети и постепенно дорабатывается. Каждая из них работает независимо друг от друга. Большинство функций совпадает, но у каждого отеля есть свои особенности внутренней работы.
Этап разработки
Заказчик подумал о возможностях автоматизации до запуска проекта. Разработка с 0 сложна с точки зрения согласования, но уникальна тем, что все ваши пожелания будут учтены, ведь ограничений практически нет. Ни один из готовых вариантов систем управления гостиницей не устроил заказчика.
В первоначальном виде проект запустили уже через месяц работы. Успех проекта напрямую зависит от качества ТЗ и быстрой обратной связи заказчика. С этим проблем не возникло, компания была заинтересована в скорейшем запуске системы и подсказывала как улучшить систему.
Базовая программа
В каждом из отелей установлена программа 1С. Все операции, связанные с формированием счетов и финансового учета проводятся в ней.
Описание возможностей программы
РАБОЧЕЕ МЕСТО АДМИНИСТРАТОРА ГОСТИНИЦЫ
Интерактивная шахматка – рабочее пространство администратора. Сотрудник отеля видит номерной фонд, дату и время заезда гостей на ближайшую неделю. Наглядность достигается за счет подсветки ячеек. Данные с легкостью меняются щелчком мыши. В шахматке учтено несколько временных интервалов для заезда и выезда гостей.
Каждую бронь можно пометить определенным цветом, что может быть полезно для сегментирования клиентов по разным признакам.
Гости, забронировавшие номер, рандомно окрашиваются в разные цвета – эта настройка сделана для дополнительного напоминания администратору.
Серым цветом помечаются текущие гости отеля. К тому же все гости из этого сегмента собираются в папку проживающие. В этом разделе можно увидеть кто проживает в номере, какая уборка требуется, долг клиента по обслуживанию. В отдельной папке также сохраняется список гостей, которые заедут в отель сегодня.
Карточка бронирования
Двойное нажатие на бронь откроет карточку бронирования. В карточке указывается информация по бронированию и оплате. В этом окне также возможно подобрать номер для бронирования. В выпадающем списке показываются свободные для брони номера. Информация о каждом госте отеля сохраняется в персональной карточке. При следующем бронировании администратор увидит историю общения с клиентом, предложит дополнительные бонусы и учтет пожелания. В один клик оформляется новый договор или заселение в другой номер.
Подтверждение брони
Специальная форма, которая используются для подтверждения бронирования, объединения нескольких броней и отправки факса.
Оплата брони
1С связана с онлайн-кассой, поэтому необходимые документы с легкостью распечатываются.
Анкета клиента
Каждому гостю будет предложено заполнить анкету, после чего она будет загружена в 1С. При повторном посещении отеля служба бронирования увидит историю пребывании клиента в отеле. Исходя из них, клиенту начислят бонусы, сделают скидку. При заполнении анкеты данные автоматически отправляются в качестве вложенного письма.
Ежедневный аудит
Программа сканирует номерной фонд и выдает данные в форме отчета: проживающие с датами заезда и выезда, базовые тарифы и учет скидок, планируемые и фактические суммы оплаты. Ежедневный отчет используется для финансового мониторинга, и автоматически отправляется в финансовый отдел.
Помимо этого, система управления отелем формирует ежедневный отчет по категориям «не заезды» и аннуляции брони, тем, кто заедет в течение недели. Данные интерактивной шахматки и анкеты гостей формируются в отдельные отчеты.
Регуляция температуры
В каждом номере установлены датчики температуры и влажности воздуха. Эти данные сохраняются в системе управления гостиницей, после чего принимается решение о регуляции системы вентиляции и отопления.
Полезные функции:
Регистрация гостей в ФМС
Система оперативно отправит информацию о прибывших зарубежных гостях. Выгрузите анкету и отправьте данные на сайте ФМС.
Сканирование документов
Скан-копии документов автоматически подгружаются в карточку клиента, что экономит время сотрудника и ускоряет процедуру заселения.
Оплата дополнительных сервисов
При выезде гостя формируется счет, где также помечены продукты мини-бара, подлежащие оплате. При этом информация выгружается из планшета горничной в автоматическом режиме.
Корректировка цен
В системе управления гостиницей предусмотрена гибкая настройка цен. Цены изменяются напрямую в шахматке бронирования. Корректировки применяются в зависимости от дня недели, процента изменений и последних изменений за период.
Забытые вещи
При выезде гостей горничная заполняет специальный отчет, где помечает забытые вещи. Администратор оперативно получает информацию о вещах и связывается в забывчивым гостем.
РАБОЧЕЕ МЕСТО ГОРНИЧНОЙ
При уборке горничная выбирает номер на экране планшета и видит на экране запланированный тип уборки, помечает наличие продуктов в мини-баре, отправляет заявки технической службе и оставляет пометки. После заполнения отчет отправляется в 1С.
РАБОЧЕЕ МЕСТО ПРОВЕРЯЮЩЕГО
Для проверяющего администратора предусмотрено приложение для контроля качества уборки в номерах. Горничная получает комментарии проверяющего при следующей уборке номера. Отчеты в том числе используются для расчета зарплаты горничной.
Планы по развитию системы
В настоящее время перед разработчиками поставлено несколько задач:
- Настройка синхронизации между отелями
- Настройка единой бонусной системы
