Компания TES организует пассажирские перевозки. Собственный автопарк на 500 легковых автомобилей и тщательный подбор персонала - главные слагаемые успеха. Безопасность и комфорт пассажиров во время поездки достигается за счет опытных и профессиональных водителей и регулярного технического осмотра авто.
Цель: Перенести процесс найма и работы водителей в Битрикс24.Задачи:
- Перенести и систематизировать накопленную базу водителей;
- Автоматизировать процесс подбора сотрудников;
- Автоматизировать телефонию;
- Объединить сотрудников компании в единую социальную сеть.
Начало проекта внедрения Битрикс24
В компании до начала проекта база велась в Excel, что затрудняло общение между сотрудниками, происходила путаница в столбцах. В итоге сотрудники терялись в огромных графиках и таблицах. К тому же часть контактов устарела.
В компании из-за особенностей сферы деятельности постоянная текучка кадров, что приводит к перманентному поиску новых сотрудников. База потенциальных водителей собиралась и велась в Excel, при этом отсутствовали единые стандарты обработки анкет.
Коммуникации между сотрудниками затруднены в том числе из-за часовых поясов и использования нескольких платформ: почты, мессенджеров, социальных сетей.
Этапы проекта:Первый этап: Проведено предпроектное обследование, которое выявило особенности компании и сроки проекта. Импорт ЛИДов и контактов в систему Битрикс24. Составление полей веб-формы.
Второй этап: Настройка стадий обработки ЛИДа, подключение телефонии.
Третий этап: Перевод и обучение менеджеров работе в Mango Telecom.
Четвертый этап: Настройка роботов SMS-рассылки, тестирование телефонии.
Пятый этап: Настройка электронной почты, консультации и необходимые доработки системы, выявленные в ходе использования.
Шестой этап: Skype-консультации, доработка системы Битрикс24.
Инструменты Битрикс24
Телефония
В компании пользовалась услугами телефонии Mango Office и Lptracker,соответственно, была привязка к номерами телефонов. В ходе работы оставлен один оператор. Работа с двумя операторами нарушала работу компании, так как менеджерам приходилось вручную переносить данные о водителях из одной базы в другую.
При этом полностью переходить на другого оператора было неразумно. В ходе проекта настроена синхронизация с Mango Office c записью разговоров. При звонке оператор видит информацию о звонящем водителе, и отслеживает историю общения с ним. При этом предыдущие разговоры сохраняются в облаке. У каждого водителя отображается закрепленный менеджер. CRM-система автоматически определяет ответственного менеджера и переводит звонок на него, что сокращает время обработки.
В Битрикс24 не возникнет сложностей при синхронизации с другими системами телефонии благодаря разработанным приложениям Маркетплейс.
Карточка водителя
При звонке водителя информация отображается в CRM. Оператор видит контактные данные, номер телефона, просматривает комментарии коллег. Отображение данных в карточке - бесценная функция для компании.
Роботы
В Битрикс24 возможна настройка триггеров и роботов, которые срабатывают при выполнении правила. В случае с TES Company, роботизирована отправка SMS-cообщений при переводе лида в другой статус.
Для компании TES разработан механизм работы с кандидатами в водители на базе специальных статусов лидов: Не обработан - Назначено собеседование – Принят на работу. Лид попадает в Битрикс24 при заполнении CRM-формы на сайте, звонке или при обращении в открытую линию, затем контакту присваивается статус «не обработан».
Менеджер видит контакт в разделе "не обработан" и перезванивает водителю. После разговора назначается собеседование, и статус меняется.
В ходе собеседования менеджер или водитель заполняет анкету. Никаких бумажных форм – анкеты сразу же попадают в CRM. Такой подход ускоряет работу и сокращает время обработки контактов. К тому же сотрудник в любое время может обратиться к данным, даже если он не в офисе. Также есть возможность импортировать лидов списком из файлов формата csv.
CRM-формы
Компании TES требовалось разработать несколько анкет. Часть из них разместилась на сайте компании. Благодаря CRM-формам удалось добиться единых стандартов заполнения, так как в каждой форме предусмотрены обязательные и необязательные поля, пропустить что-то важное невозможно.
Так, разработано три анкеты:
- Небольшая анкета при первом контакте с компанией;
- Подробная анкета, заполняемая в ходе собеседования;
- Анкета с персональными данными при приеме на работу.
Данные из форм автоматически попадают в карточку и закрепляются в истории.
В рамках собеседования заполняется специально разработанная CRM-форма. В ней порядка 70 вопросов. Таким образом, нет необходимости хранить бумажные анкеты соискателей, и любой сотрудник компании может обратиться к анкете удаленно.
В Битрикс24 все CRM-формы соответствуют ФЗ-54 "О персональных данных". Вы можете воспользоваться готовым шаблоном или загрузить собственный.
Живая лента
С помощью Битрикс24 выстроено единое пространство для общения. Активное использование живой ленты помогает оперативно реагировать на возникающие вопросы, при этом все отделы компании связаны между собой. Использование живой ленты объединяет сотрудников, позволяет оперативно решать рабочие вопросы и общаться в едином пространстве без использования дополнительных мессенджеров.
Итоги проекта
Работа с компанией прошла легко и быстро, так как компания TES была заинтересована в скорейшей сдаче проекта, и принимала активное участие во внедрении Битрикс24. Благодаря Битрикс24 сотрудники компании общаются в едином пространстве: между собой и с водителями транспортных средств. Выросла оперативность решения рабочих вопросов. Удалось сохранить накопленную базу и перевести новые контакты в современную CRM-систему.
Планы по развитию
Следующий этап работ - разработка алгоритма передачи автомобилей между сотрудниками - водителями. При этом не будет простоя автотранспорта, быстро будут решаются вопросы по техническому обслуживанию.