Внедрение Битрикс24 в компанию Эридан

Компания Агент5 занимается комплексной автоматизацией бизнес-процессов с помощью таких инструментов как: Битрикс24, 1С, программы для GPS-мониторинга транспорта. Мы имеем большой опыт автоматизации торгово-производственных компаний, мы автоматизировали уже более 100 компаний. Мы являемся золотым партнером Битрикс24 и имеем официальные сертификаты, подтверждающие наши компетенции.

АО Эридан - ведущий производитель взрывозащищенного оборудования, разрабатывает и производит охранно-пожарное оборудование. Компания «Эридан» является торгово-производственной компанией, имеет собственные производственные мощности и филиалы в других городах и собственных дилеров. Осуществляет продажу по России и за границу, участвует во всевозможных выставках и мероприятиях.

Компания существует на рынке 25 лет.  В течении года планировали переезд, хотели переезжать с налаженной системой. Все процессы велись в Excel и в 1С.

Проблема и решаемые задачи

Основными проблемами заказчика являлись: 

• Вся информация по контактам и компаниям хранилась в разных местах, нельзя было прослушать звонки, понять все коммуникации с клиентом, что было сделано, что предстоит сделать, был страх потерять клиента вместе с уходом сотрудника.
• Плохо налаженные внутренние процессы, не было коммуникации между сотрудниками, обособленность в отделах, нет линейной коммуникации в постановке задач и решении проблем.
• Были сотни лидов, но не видна была история работы с лидом.
• Слабо организована работа с маркетингом, нет четкой методики работы, участвуют во множестве выставок, нет организованного плана работ и контроля выполнения задач.
• Не было четкой методики работы по проектам, нет организованного плана работ и контроля выполнения задач.

Специфика бизнеса заключается в следующем: 

• Проектная деятельность (разработка нового продукта).
• Конгрессно-выставочная деятельность (участие во множестве различных выставок и мероприятиях по всему миру).
• Работа с дилерами (большая дилерская сеть по всему миру).
• Внешнеэкономическая деятельность (экспорт товаров за рубеж).
• Рекламации (работа с гарантийным/негарантийным ремонтом оборудования).
• Сертификация собственной продукции.

Компания обратилась к Агент5 в начале 2020 года по вопросу оптимизации бизнес-процессов компании и предоставила эти бизнес-процессы, описанные в нотации BPMN, в электронном виде.

Список процессов:

1. Анализ рынка
2. Ценообразование
3. Разработка нового продукта
4. Конгрессно-выставочная деятельность
5. Работа с дилерами
6. Внешнеэкономическая деятельность
7. Рекламации
8. Сертификация
9. Продажи

Компания «Эридан» определила следующие задачи, которые им бы хотелось решить:

1. Повышение эффективности бизнес-процессов
2. Создание единого информационного пространства компании
3. Улучшение коммуникации между структурными подразделениями компании
4. Улучшение системы взаимоотношений с клиентами

Но главной задачей оставалась: чтобы вся информация по контактам и компаниям хранилась в одном месте и была легко доступной участникам процесса. чтобы вся история по клиенту, дилеру была в одном месте и в любое время можно было бы ее получить, все взаимодействия по нему были доступны, чтобы при потере менеджера клиент не терялся.

Ситуация на начальном этапе внедрения

На тот момент в компании использовалось следующее ПО:

1. 1С – Управление Нашей фирмой. конфигурация УНФ 1.6.18.156, конфигурация сильно кастомизированная.
2. Телефония Mango.
3. Для разработки новых продуктов используется REDMINE
4. MS Excel использовался для хранения информации о лидах и клиентах.

Предлагаемое решение

У сотрудника компании имелось представление о работе Битрикс24 по предыдущему месту работы, он предложил данное решение руководителю.

Проанализировав бизнес-процессы, мы предложили следующие решения:

• В качестве платформы автоматизации выбрать решение: корпоративный портал «Битрикс24», облачный вариант, тариф «Компания».
• Для учета ведения продаж оставить 1С УНФ, так как процесс продаж ведется достаточно хорошо и компанию в принципе все устраивает, по крайней мере на начальном этапе внедрении системы.

План работ:

1. Создание и первичная настройка портала
2. Обучение коммуникациям, задачам и проектам
3. Создание групп
• Группа Анализ рынка (с созданием шаблонов задач)
• Группа Ценообразование (с созданием бизнес-процессов и с шаблонов задач)
• Группа Разработка нового продукта (с созданием бизнес-процессов и с шаблонов задач)
• Группа Сертификация (с созданием шаблонов задач)
4. Настройка интеграции 1С и Битрикс24
5. Настройка телефонии
6. Настройка почта
7. Бизнес-процессы
• Бизнес-процесс «Продажи»
• Бизнес-процесс «Рекламации»
• Бизнес-процесс «ВЭД»
• Бизнес-процесс «Дилеры»
• Бизнес-процесс «Конгрессно-выставочная деятельность»
• Бизнес-процесс в группе «Сертификация»
• Бизнес-процесс в группе «Ценообразование»
• Бизнес-процесс в группе «Разработка нового продукта»
8. Обучение сотрудников, Запуск в промышленную эксплуатацию, Перевод на поддержку 

Реализация проекта

1. Налаживаем внутренние коммуникации

Битрикс24.Офис помогает работать вместе:
• Единое пространство для общения всей компании
• Удобное планирование расписания и встреч с коллегами
• Все рабочие документы хранятся на Диске
• Видеозвонки до 24 человек

Создание любого портала начинается с приглашения сотрудников и создания организационной структуры. Чтобы решить первую проблему, необходимо объединить сотрудников в рамках одной платформы. Теперь сотрудники могут общаться в чате, делиться новостями в живой ленте, связываться по видеосвязи. Появилась возможность удобной постановки, контроля и выполнения задач, как на рабочем компьютере, так и на мобильном устройстве. Четко видна подчиненность сотрудников, у каждого пользователя свои права доступа.



2. Подключаем CRM

Битрикс24.CRM это:

• Все звонки, письма, чаты с клиентами на сайте и в соцсетях сохраняются в CRM
• CRM сама ведет клиента по воронке: от первого контакта до успешной сделки
• Роботы отправляют клиентам письма, sms и автоматизируют продажи
• CRM-маркетинг помогает усилить первичные и повторные продажи

Первым шагом был импорт базы клиентов на портале Битрикс24 из 1С.

Следующим этапом было подключение и настройка телефонии (интеграция MANGO OFFICE и Битрикс24) и почты, чтобы видеть историю всех коммуникаций с клиентами в одном интерфейсе.

Для эффективной работы компании были доработаны справочники Битрикс24 под специфику предприятия, созданы новые значения в карточках контакта, компании, сделки и лида.



Все это позволяет нам сохранить историю взаимодействий на каждом этапе от лида до компании. Теперь каждая коммуникация, каждая сделка, звонок и письмо в одном едином пространстве, руководитель в любой момент может посмотреть, а передача контактов другому сотруднику совершается изменением ответственного.



3. Создаем группы для разделения бизнес-процессов и для их автоматизации.

Использование групп поможет реализовать предоставленные компанией бизнес-процессы и хранить необходимую информацию.

Основные возможности групп: 

• Задачи – постановка задач внутри групп
• Календарь – ведение событий внутри группы
• Диск – удобное хранение всей информации
• Чат – оперативное общение
• Списки – ведение справочной информации табличного вида
• База знаний – создание справочной информации в виде мини-сайта по теме группы

Создавая группу, можно пригласить в нее только тех сотрудников, которые имеют отношение к выбранному проекту, поставить им задачи, загрузить необходимые файлы. Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи по одной тематике в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть какие действия, какие задачи были выполнены в той или иной группе.

Созданные группы и шаблоны задач:

• Группа «Анализ рынка» (с созданием шаблонов задач)
• Группа «Ценообразование» (с созданием бизнес-процессов и с шаблонов задач)
• Группа «Разработка нового продукта» (с созданием бизнес-процессов и с шаблонов задач)
• Группа «Сертификация» (с созданием шаблонов задач)
4. Создаем бизнес-процессы


Бизнес-процессы - это регулярно повторяющаяся последовательность определенных действий с заданными условиями для решения одной из задач бизнеса.

Какие задачи решает автоматизация бизнес-процессов:

1. Избавление сотрудников от выполнения рутинных операций
2. Напоминание сотрудникам о необходимости совершения определенных действий
3. Эффективное сопровождение процесса работы
4. Экономия рабочего времени вашего персонала
5. Сокращение цикла от получения заявки до оформления чека
6. Контроль сроков и выполненных задач
7. Ведение наглядного плана работ для каждого сотрудника компании
8. Формирование документов и отчетов в полуавтоматическом режиме

Подробнее о возможностях бизнес-процессов

Реализованные бизнес-процессы:

• Бизнес-процесс «Дилеры»

В процессе «Дилеры» важным этапом является проверка контрагента на начальном этапе взаимодействия. Соответственно, для данного процесса актуальна возможность интеграции сервиса для проверки контрагента типа «Контур.Фокус» в систему управления взаимоотношениями с клиентами.

Покажем как это может выглядеть на примере схемы бизнес-процесса «Дилеры», процесс, характерный для многих торгово-производственных компаний



• Бизнес-процесс «Продажи»

Процесс «Продажи» включает в себя работу по заявкам от потребителя, деятельность на электронных торговых площадках, организацию логистики и контроль финансовых операций с контрагентами. Ключевая особенность процесса – это четкое взаимодействие с системой учета 1С УНФ.

• Бизнес-процесс «Рекламации»

Процесс «Рекламации» является неотъемлемой частью системы менеджмента качества, требует особого контроля на всех этапах, а также строгого учета документации. Процесс требует оперативного обмена данными внутри структурных подразделений и напрямую влияет на имидж компании.

• Бизнес-процесс «ВЭД»

Сложность процесса «ВЭД» напрямую зависит от географии экспорта, при этом у процесса много этапов и вовлеченных структурных подразделений. Процесс сопровождается большим количеством документации, а также требует усиленного контроля на этапе отгрузки продукции.

• Бизнес-процесс «Конгрессно-выставочная деятельность»

В процессе «Конгрессно-выставочная деятельность» ключевым является получение, обработка и хранение информации по итогу участия в деловых мероприятиях. В результате процесса происходит постоянное обновление базы контактов с целью дальнейшего ее использования в целях маркетинга.

Результаты 

По результатам внедрения, мы смогли закрыть все потребности, стоящие перед компанией.

Благодаря CRM удалось сохранить историю взаимодействий на каждом этапе от лида до компании. Использование групп помогло реализовать предоставленные компанией бизнес-процессы и хранить необходимую информацию. Создание конкретных бизнес-процессов избавило сотрудников от выполнения рутинных операций, это помогло эффективно сопровождать процессы и экономить рабочее время, а также обеспечивает контроль сроков и выполнения задач.

На сегодняшний день компания активно использует такие инструменты как живая лента, чат, CRM, Задачи и проекты.

Руководство отмечает существенное сплочение коллектива и ускорение многих бизнес-процессов. 




Планы: двусторонний обмен между 1С и Битрикс24, внедрение новых бизнес-процессов.