Как собрать людей на бесплатную конференцию. Наш опыт

08 Октября 2018

Как собрать людей на бесплатную конференцию. Наш опыт


28 октября наша компания провела конференцию Бизнес24 в Екатеринбурге. Изначально, мы планировали собрать 60 слушателей. В итоге, все наши позитивные ожидания были удвоены. Нам удалось собрать 357 регистраций и около 200 слушателей.
За несколько дней пришлось досрочно закрыть регистрацию, так как мы получили подтверждение присутствия 267 участников. Активная фаза подготовки заняла около месяца. Анонсирование стартовало за 3 недели. Делимся опытом, на какие этапы стоит обратить внимание при подготовке, и как нам удалось провести мероприятие с минимальным количеством сотрудников.

Всю работу по подготовке мы проводили в Битрикс24: ведение проекта с датами и задачами для каждого сотрудника, телефонные разговоры, email и SMS - рассылки, оформление сайта, частичная настройка рекламы. Битрикс24 хорошо подходит для ведения проектной деятельности. Заказать услуги по настройке и внедрению Битрикс24 у нашей компании вы можете по тел: +7 (343) 302-13-09 или написав на эл. почту demo@agent5.ru

Поиск площадки

Это оказалось самым простым этапом подготовки. Мы обзвонили несколько площадок – отелей и бизнес-центров, которые находятся в центре Екатеринбурга и располагают комфортным залом на 100 человек, составили сравнительную таблицу и выбрали фаворита. Выбор пал на Атриум Палас Отель по нескольким параметрам: комфорт отеля, транспортная доступность, скорость интернет-соединения, меню кофе-брейка, парковка.

Ранее мы уже сотрудничали с отелем, и остались очень довольны соотношением цена-качество и отношением к клиентам. И в этот раз организаторы нас не подвели, за что хотим отдельно поблагодарить Екатерину Зеленову. В ходе первой недели анонсирования нам пришлось поменять зал с вместимостью 100 человек на зал в два раза больше, по счастливой случайности он был свободен в этот день.

Составление программы и поиск спикеров

Приглашение сторонних спикеров, особенно известных в деловых городских кругах, – это дополнительный источник регистраций на конференцию. Для слушателей – это дополнительная возможность познакомиться с интересными спикерами бесплатно. В нашем случае спикерами стали Олег Сгонников из Бизнес-школы Капитал и Владимир Мышенко из компании «Мегафон».

«Изюминкой» мероприятия стала онлайн-презентация новой версии Битрикс24, которая одновременно проводилась в 20 городах, в том числе и в Екатеринбурге силами нашей компании. Конечно же, среди спикеров были и сотрудники нашей компании, специалисты по Битрикс24.

Создание посадочной страницы

При организации делового мероприятия очень важна посадочная страница. Развлекательные и культурные мероприятия могут существовать и без нее, но отдельный лендинг придает значимость и вес событию. Особенно, если он выдержан в едином стиле и аккуратно оформлен. В нашем случае мы воспользовались сервисом Битрикс24.Сайты – это встроенный конструктор Битрикс24, который позволяет создать адаптивный лендинг за несколько часов.

Какие плюсы у этого метода:

  • адаптивность для мобильных устройств,
  • скорость создания,
  • не нужно знать HTML,
  • бесплатно,
  • можно привязать форму регистрации,
  • данные мгновенно попадают в Битрикс24. 

Такой сайт при необходимости можно перенести на собственный хостинг. Что важно: есть возможность установки метрик и настройка целей.

Обязательные элементы для посадочной страницы:

  • Дата, место, время проведения, кнопка-действие и картинка, которая отражает суть предложения. Хорошо, если все элементы расположены на первом экране
  • Анонс – краткое описание события
  • Описание ЦА – кому будет интересно мероприятие
  • Программа мероприятия. Лучше, если она будет размещена на сайте, и ее не нужно скачивать
  • Форма заявки
  • Спикеры с указанием должности и компании
  • Партнеры мероприятия. Крупные компании добавят вес мероприятию
  • Отзывы участников предыдущих мероприятий
  • Как добраться до места?
  • Контакты организатора
  • Ответы на часто задаваемые вопросы
  • Причины – мотивы посетить мероприятие

Составление плана анонсирования

Составлен перечень сайтов и групп для анонсирования в виде таблицы с указанием площадки, ссылки на страницу размещения и плановой даты. Если источник платный, указывалась сумма размещения. Такая таблица поможет придерживаться графика анонсирования и вносить корректировки.

Для отслеживания эффективности лучше сделать собственную UTM-метку для каждого источника. Для этого можно использовать компоновщик меток. Например, вот этот http://utmurl.ru/

Подготовка материалов анонсирования

Материалы анонсирования – это важный этап подготовки. Здесь необходимо предварительное тестирования, проведение A/B – тестов перед основным запуском рекламы. Мы подготовили 5 вариантов изображений и текстов, отдельные тексты для анонсов в СМИ. Лучше, если их будет больше, так как со 100% гарантией вы не сможете узнать какое объявление эффективнее других.

Полезные сервисы для подготовки материалов, если вы не владеете Photoshop или другими графическими редакторами:

Canva – для графики любых форматов

Главред – для проверки качества текста

Big Huge Labs – для подбора цветовой гаммы

Для поиска изображений мы использовали Istock, а затем применяли поиск изображения в Google. Часть изображений можно найти бесплатно.

Можно использовать бесплатные стоки. Например, вот этот Pixabay или этот Foter 

При подготовке рекламы для социальных сетей учитывайте рекомендованные размеры. У каждой социальной сети они свои. К тому же размер зависит от вида рекламного объявления. Узнать его вы можете в рекламном кабинете.

Помните, что ВК запрещает размещение рекламы с имитацией кнопки. Учитывайте и процент надписей на изображении. Так, в Facebook  этот процент – должен занимать не более 20% изображения. В противном случае реклама не будет допущена к показам или охват будет очень сильно сокращен. Проверить процент можно здесь. 

Email-рассылки и Push-уведомления

Хорошо, если у вас есть база подписчиков, с которой вы общаетесь на постоянной основе. В нашем случае рассылка по клиентской базе привела около 30 регистраций. Ваши спикеры и партнеры – «золотой запас» для рассылок. Мы подготовили тексты письма исходя из интересов партнеров. Например, в письме для Бизнес-школы Капитал особое внимание было уделено главному спикеру школы – Олегу Сгонникову. Аналогичные правки внесены и для других партнеров. Базой для рассылки с нами поделилась и компания АСП. В обмен мы вложили инфoрмацию о компании в спонсорский пакет.

Если есть возможность, то просите сделать отдельную рассылку именно про ваше мероприятие. В любом случае вы сможете в дальнейшем обмениваться базами и рассылками с партнером.

Если у вас собрана база для Push-рассылок – используйте ее для приглашения участников. К тому же, например, в Send Pulse есть переотправка email-рассылок через Push- уведомления.

Еще важный момент – через день или два после отправки приглашения на эл. почту отправьте повторное письмо по неоткрытым и тем, кто прочитал письмо, но не зарегистрировался.

Выделить такие сегменты поможет встроенная аналитика сервиса рассылки писем и UTM-метки, установленные на сайте.

Ключевые моменты рассылки:

  • Кнопка-действие с понятным призывом
  • Желательна визуальная составляющая
  • В письме есть ответы на вопросы: где, когда, о чем, сколько стоит, зачем идти. По-сути, это мини-лендинг.

Выделение ЦА для таргетинга

При настройке таргетированной рекламы стоит подумать о том, кто является вашей ЦА. Мы выделили несколько групп:

  • Наши клиенты – данные были взяты из CRM-системы и загружены в рекламные кабинеты. Для загрузки предварительно скачайте файл-образец (его можно найти в рекламном кабинете). Лучше не скачивать старые данные, так это сильно понижает эффективность. Система автоматически сопоставит данные о пользователях и найдет их в социальной сети.
  • Аудитория Look-A-Like – составляется на основе данных о клиентах. Например, в FB таким образом вы можете значительно расширить потенциальный охват рекламы. Система подберет похожих пользователей и сможет показать на них рекламное объявление.
  • Наши подписчики – в FB можно таргетироваться на подписчиков своего сообщества и их друзей. В ВК на подписчиков своего сообщества.
  • Конкуренты – те, кто занимается внедрением CRM-систем в нашем городе (Битрикс24 и другие)
  • Те, кто интересуется тренингами и семинарами
  • Настойки таргетинга по профессии, возрасту, географии, наличию образования, интересам в разных вариантах. Здесь важно не задавать слишком широкие условия. Так, для FB хорошей аудиторией считается около 70 000 пользователей. В ВК не забудьте установить количество показов на человека, особенно актуально для узкой аудитории.
  • Новый таргет ВК – реклама по участникам любого сообщества, что частично перекрывает функционала парсера. В нашем случае мы таргетировались на подписчиков официального сообщества Битрикс24.

Как посмотреть чем еще интересуется ваша ЦА?

Для подбора сообществ для рекламы мы использовали сервис Pepper Ninja https://pepper.ninja

Раздел «Кто мой клиент». Этот инструмент позволяет определить в каких еще сообществах состоит ЦА и чем интересуется. Так, наш анализ показал, что ЦА интересуется следующими сообществами ВК: «Подслушано. Бизнес», «Круглосуточные новости Екб», «Бизнес-секреты», «Типичный сисадмин», «Т-Ж», «Тренинги», «Территория успеха», «Одержимые бизнесом» и другие. Таким образом, можем выделить интересы: афиша, тренинги-обучение, новости, секреты предпринимательства.

Анализ помогает лучше понять целевую аудиторию, выделить активных участников сообществ. Кроме того, вы можете скачать ID пользователей и загрузить их в рекламный кабинет.

В таргетинге важно располагать определенным бюджетом на тест, и тестировать несколько аудиторий.

Поиск групп для размещения рекламы можно осуществлять несколькими путями:

  • Через биржу. Например вот эту https://sociate.ru/
  • Через официальную биржу ВК. В рекламном кабинете в разделе маркет-платформа.
  • Искать вручную на основе анализа в парсере. Так, если вы установите специальное расширение Pepper Ninja, вы сможете увидеть краткий анализ участников сообществ.

Оплата размещения в группе

Напрямую админу или через биржу. Как правило, в каждом сообществе, которое размещает рекламу, есть прайс на рекламу. И да, помните, что в день сообщество не может размещать более 5 рекламных постов.

ВК несколько недель назад опубликовал и официально разрешил новый таргет – реклама по интересным сообществам и тем, кто активен в сообществах. Не секрет, что  в момент формирования большинства крупных сообществ, считалось нормальным «накручивать» подписчиков. Поэтому всегда проверяйте качество аудитории в группе, их активность и вовлеченность, а так же количество постов в день. И да, не забывайте про такие показатели, как

СPM (стоимость за 1000 показов)и охват рекламы.

Размещение на порталах, деловых СМИ, сайтах афиш и бесплатное размещение в группах

Помните, мы составили график анонсирования. В результате, площадки Смарт Афиша, TimePad, ВсеТренинги, Город Зовет оказались лидерами по количеству регистраций. По нашему опыту, если есть возможность, то лучше оплачивать платное размещение. Бесплатные Афиши и деловые порталы не дали никакого эффекта. Да, переходы по ним были, но регистраций они не принесли. Мы пошли по пути "разместить как можно больше информации на бесплатных Афишах и порталах". Возможно, такие площадки больше подходят для развлекательных мероприятий.

Что же касается дорогого платного размещения анонсов –  мы не тестировали этот канал, так как примерно посчитали эффективность и поняли, что даже при хорошем раскладе стоимость привлечения получится очень высокой, да и бюджет был сильно ограничен.

Источники регистраций на конференцию. Итоги

Подготовка пакетов участников и зала

В нашем случае пакет участника состоял из следующих элементов:

  • Пакет
  • Папка
  • Блокнот
  • Ручка
  • Визитка
  • Листовка «О компании»
  • Листовка с описанием продуктов 1С и Битрикс24
  • Партнерские листовки
  • Анкета участника
  • Программа мероприятия
  • Именной бейдж

Зал был украшен шарами, пресс-воллом и небольшими баннерами на стойке. В зале предусмотрена вода для участников, что посетители оценили очень позитивно. В перерыве – кофе-брейк. Единственный момент, многие участники отметили тесноту в зале. Это была вынужденная мера, так как у нам было слишком много подтверждений участия.

Напоминание участникам

После регистрации, каждому участнику конференции приходило автоматическое сообщение о том, что он успешно зарегистрировался на конференцию с описанием ключевых моментов: дата, карта проезда, ссылка на сайт и программу.

С момента получения первых регистраций, раз в неделю мы напоминали о предстоящем событии по электронной почте. Процент открытых писем держался в районе 50%. Здесь тоже имеет смысл отправлять повторное уведомление.

За три для до конференции мы лично обзвонили всех участников конференции и получили от них подтверждение или отказ. Все было осуществлено средствами Битрикс24 с привлечением специалистов колл-центра. Продуманы стадии лидов.

Накануне мероприятия отправлено финальное напоминание по электронной почте и SMS-уведомление. В день мероприятия – еще одно SMS. Настройка и отправка осуществлена через сервис  SMS.RU средствами Битрикс24. Настройка заняла несколько часов.

День мероприятия

Участников оказалось слишком много, что создало трудности с регистрацией. Да, мы напечатали именной бейдж для каждого участника, но их выдача была затруднена. К тому же некоторые приходили без регистрации. Так, мы не смогли оценить точное количество участников. Зал был полон, а отмеченных в листах гораздо меньше.

Остальная часть конференции прошла гладко. Слушатели были активны, заинтересованы, задавали много вопросов и записывались на консультацию.

На этом мероприятии мы побили собственные рекорды. Проверили себя на прочность и поняли, что собрать большую конференцию реально. Наш результат превзошел все ожидания. Было много руководителей и абсолютно новых для нас компаний, которые либо пользовались Битрикс24, либо думали о его внедрении. 

В целом мероприятие считаем  очень удачным. Нам удалось "перетянуть" интерес с платной части "Международной недели бизнеса", которая проходила в эти дни в Екатеринбурге. На мероприятии присутствовали компании-конкуренты и представители деловых СМИ.

БЛАГОДАРНОСТИ

Благодарим спонсоров Бизнес24 за предоставленные призы

  • Вьетнамский кофе – магазин предлагает молотый и зерновой кофе из Вьетнама, кофейные смеси, растворимый какао, а так же вьетнамские чаи, сладости и косметические средства.
  • Специаль – интернет-магазин специй и пряностей. В магазине вы можете купить популярные и редкие специи из Индии, Ирана, Индонезии и других стран. 

Благодарим спикеров за интересные выступления и призы

  • Компания Мегафон в лице Владимира Мышенко вручила несколько сертификатов и книг. Даже нам захотелось иметь их в корпоративной библиотеке.
  • Компания Бизнес-школа Капитал в лице Олега Сгонникова вручила несколько сертификатов на профессиональный аудит.

Благодарим за высокий уровень организации Атриум Палас Отель и лично Екатерину Зеленову за профессионализм, оперативность в решении вопросов и высокий класс мероприятия.

Благодарим компанию 1С-Битрикс за возможность участия в таких масштабных мероприятиях и поддержку в организации.

 

Заказать звонок